Transporterfassung
Die Transporterfassung kann auf verschiedene Arten erfolgen:
- Manuelle Eingabe aller Daten
- Übernahme der Einsatzdaten aus einem Einsatzleitsystem. Hier unterstützen wir auch diverse Fremdsysteme mit Ergänzung weiterer Transport- und Patientendaten
- Übernahme der Daten aus einem mobilen Erfassungssystem
- Zusammenfassung zusammengehörende Leistungen einer Verordnung
Im Hauptformular finden sich alle transportrelevanten Informationen auf einen Blick. Diverse Auswahllisten ermöglichen die schnelle Komplettierung der Transportdaten.
Patientenerfassung
Zu jedem Transportformular können beliebig viele Patienten in einem separaten Formular erfasst und bearbeitet werden. Der Zugriff auf Stammdaten wie Patienten, Kostenträger, Krankenhäuser, Arztpraxen, Altenheime ermöglicht auch hier eine schnelle Erfassung und Bearbeitung eines Transportes sowie aller Angaben. Kostenträger können im EDIFACT-Format importiert werden.
Der Abschluss des Transportes kann mit verschiedenen Bearbeitungsstufen erfolgen. Neben den Kosten für den Transport, die auf mehrere Patienten anteilig verteilt werden können, kann jedem Patienten auch individuell eine Gebühr zugeordnet werden. Dieses kann die individuelle Reinigung des Fahrzeuges sein, aber auch eine Zuordnung von Medikamenten ist möglich (siehe Apotheke).
Die Gebührensatzung
Basierend auf einer flexiblen Gebührensatzung, die vom Anwender frei definiert werden kann, werden die erfassten Transportdaten verarbeitet und in eine Rechnung überführt. Je nach Tarif ermittelt das Programm für jeden der zu einem Transport erfassten Patienten automatisch die Gebühren. Die individuellen Tarife - mit / ohne Umsatzsteuer - kann der Anwender eigenständig erfassen.
Das System kann beliebig viele Gebührensatzungen und Tarife gleichzeitig verwalten:
- Datumsabhängig
- Abhängig vom Satzungsgebiet
- Abhängig vom Kostenträger
Jedem Tarif kann wiederum für die Kostenrechnung eine Finanzposition / Kostenstelle etc. zugeordnet werden. Bei der Übergabe an ein Buchhaltungssystem werden diese Daten entsprechend mit übertragen.
Die Abrechnung
Alle abgeschlossenen Transporte können nun zu einer Rechnung oder Sammelrechnung verarbeitet werden. Es ist sowohl eine manuelle Erstellung eines Beleges (Auswahl eines Transportes, Prüfung, Rechnung) als auch eine Stapelverarbeitung nach verschiedenen Selektionen (Zeitraum, Wache, Bearbeiter u. a.) möglich. Belege können nach verschiedenen Kriterien zusammengefasst oder auch gesplittet werden.
Bei der Erstellung eines Beleges kann automatisch - sofern aktiviert und abhängig vom Kostenträger - eine Haupt- und Eigenanteilrechnung erstellt werden. Je nach Verfahren werden die Belege automatisch mit einer Rechnungsnummer oder einem Kassenzeichen gekennzeichnet. Verschiedene Verfahren sind hier per Parameter einstellbar.
Alle erstellten Rechnungen können nun gedruckt und versandt werden oder beleglos an die Abrechnungsstellen per DTA übermittelt werden, wobei spezifische Vorgaben der jeweiligen Abrechnungsstellen berücksichtigt werden. Nach der Übergabe können die ermittelten Finanzdaten an ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Belege können für eine spätere Nachbearbeitung mit Etiketten / Barcode gekennzeichnet werden.
Das System unterstützt diverse Buchhaltungssysteme mit verschiedenen Schnittstellen zu diversen Fibu, DATEV, verschiedenen kommunalen Systemen mit kameralistischer Verarbeitung oder nach Vorgaben NKF (Infoma, Kirp u. a.).
Muss ein erstellter Beleg geändert werden, erfolgt eine automatische Dokumentation (Historie) und je nach Verfahren auch die Vergabe eines neuen Kassenzeichens / einer Belegnummer. Alle Veränderungen werden bei der nächsten Übergabe an die Fibu automatisch berücksichtigt (Voll-/Teilstorno, Absetzung usw.). Bezahlte Vorgänge können archiviert werden.
